Tietoa ostajalle

SIIVOUSPALVELUN KILPAILUTTAMINEN

Tähän on koottu niitä asioita, joita siivouspalvelujen hankinnassa on hyvä ottaa huomioon. Lähtökohtana on ollut julkisen hankinnan kilpailuttamista koskeva lainsäädäntö, mutta emme kuitenkaan esittele tässä hankinnan yleisiä ohjeita tai kilpailulainsäädäntöä. Vaan tuomme esille asoita, jotka ovat tärkeitä tai tunnusomaisia nimenomaan puhtausalanpalveluja ostavalle.
Julkisista hankinnoista saat tietoa www.hankinnat.fi sivustolta.

Tilaajavastuu

Tilaajavastuulaki astui voimaan vuonna 2007. Lailla pyritään harmaan talouden torjuntaan ja sen tarkoituksena on edistää yritysten välistä tasavertaista kilpailua sekä työehtojen noudattamista.
Lisätietoa tilaajavastuusta

Hoitovelka

Kun uusi sopimuskausi alkaa, siivottavan kohteen kaikkien tilojen puhtaustason tulee olla tasolla, joka on tarjouspyynnössä määritelty. Mikäli puhtaustasot ovat määriteltyjä tasoja alhaisempia, on kyse hoitovelasta.
Tarjouspyyntöön voi ottaa mukaan hoitovelka-käsitteen. Ennen sopimuskauden alkua tehdään aloituskatselmus, ja jos hoitovelkaa on, tilaajan on huolehdittava esimerkiksi perussiivouksia ostamalla tilojen puhtaustasot sovitulle tasolle. Sopimukseen kannattaa sisällyttää lauseke, miten sopimuskauden päättyessä mahdollinen hoitovelka hoidetaan pois sopimuskumppanin kanssa.

 

OHJEITA TARJOUSPYYNNÖN LAATIMISEEN PUHTAUSPALVELUJEN HANKINNASSA

HANKINNAN KOHDE JA TAVOITTEET

Tarjouspyynnöstä tulee ilmetä mitä siivouspalveluja halutaan tarjottavan. Esimerkiksi "pyydetään tarjouksia xx-kiinteistöjen siivouspalveluista, jotka sisältävät tilojen ylläpitosiivouksen / ylläpitosiivouksen ja perussiivouksen / seuraavat erikseen hankittavat lisäpalvelut."  Yleensä kannattaa mainita, että ylläpitosiivouksen tulee sisältää määriteltyjen puhtaustasojen tuottamisen edellyttämät jaksottaiset työt.

HANKINNAN KOHTEEN KUVAUS

- hankittavat palvelut, siivottavat kohteet ja sisältö / laatutaso
- siivoukseen / palvelun tuottamiseen vaikuttavat tekijät.

Kuvauksien tulee olla selkeitä ja yksiselitteisiä, jotta saadaan vertailukelpoisia tarjouksia. Kerrotaan myös, milloin kohteeseen tutustuminen on mahdollista ja onko se pakollista / vapaaehtoista.

Huomioi palvelun sisällön määrittelyssä:
Tarjouspyyntöä tehtäessä on päätettävä, mitä siivottavia pintoja (lattiat, tasopinnat, kosketuspinnat, pystypinnat, kattopinnat) siivouspalvelu koskee ja mikä on palvelun sisältö. Tarjous voidaan pyytää vain siivottavien pintojen ylläpitosiivouksesta tai sekä ylläpito- että perussiivouksesta. Tärkeä on muistaa, että tilojen puhtauden ylläpito edellyttää aina sekä ylläpito- että perussiivouksia.
Siivouspalvelun sisältö / tavoite voidaan kuvata tila-/tilatyyppikohtaisin laatumäärityksin, työohjein tai niiden yhdistelmällä.

Jos käytät laatumäärityksiä:
Siivouspalvelun tavoitteen / laatutason kuvauksessa voidaan käyttää erilaisia luokitteluja ja/tai standardeja. Siivouksen laatutasokuvaksia on esitetty muun muassa INSTA 800-standardissa (laatu siivouksen jälkeen) ja KiinteistöRYL2009, Kiinteistöpalveluiden yleiset laatuvaatimukset -julkaisussa (laatu siivouksen jälkeen ja siivouskertojen välillä). Tilaaja voi laatia myös omat laatukuvauksensa.

Laatukuvauksia käyttäessäsi ota huomioon
- miten laadunarviointi tehdään, kuinka monta prosenttia tiloista tarkistetaan ja mikä on hyväksymisprosentti, ellei INSTA 800 ole käytössä
- määrittele miten laadunarviointi raportoidaan
- pyydä palveluntuottajalta selvitys, millaisella palvelukuvauksella pyydettyyn laatuun päästään
- pyydä vuosikello tai suunnitelma koko sopimuskaudeksi, joka sisältää ylläpitosiivouksen jaksottaisine töineen sekä perussiivoustyöt

Sisällytä ylläpitosiivoukseen kaikki säännöllisin väliajoin tehtävät työt, kuten
- säännönmukainen siivous (= päivittäinen - viikoittainen lattioiden ja kalusteiden puhdistus)
- mahdolliset tarkistussiivoukset (esim. kokoushuoneiden tarkistussiivous)
- mahdolliset välisiivoukset (esim. leikkaussalin välisiivous)
- jaksoittaiset siivoukset (esim. yläpölyjen puhdistus, lattioiden hoitomenetelmät).

Huomioi, että yleisen käytännön mukaan ylläpitosiivoukseen kuuluvat pinnat, jotka ovat alle 180 cm:n korkeudella.
Tilojen puhtaus ja pintamateriaalien kunnossa pitäminen edellyttää säännöllisiä perussiivouksia. Ilman perussiivouksia ei saavuteta sovittua puhtaustasoa.
Perussiivous on harvoin ja perusteellisesti suoritettava kertaluonteinen siivous, jota tehdään säännönmukaisesti ylläpitosiivouksen ja jaksoittaisten töiden lisäksi, jotta sovittu puhtaustaso säilyy. Perussiivouksien tarve riippuu muun muassa tilojen käytöstä, likaantumisesta, pintamateriaaleista ja niiden kunnosta sekä ylläpitosiivouksen taajuudesta.

Perussiivousta ovat mm.
- lattioiden pintapesu tai peruspesu, vahanpoisto, pinnan suojaus
- ikkunoiden pesu (esim. kaikki pinnat vai vain sisä- ja ulkopinnat), sälekaihtimet
- tekstiilimattojen ja –kalusteiden pesut
- seinien peruspuhdistus
- sisäkattojen puhdistus.

Perussiivoustarpeen voi määritellä palvelun tilaaja tai tuottaja.
Mikäli perussiivousta ei sisällytetä tarjouspyyntöön, tarjouspyynnössä voidaan kysyä perussiivousten osalta esimerkiksi yksikköhinnat (esim. tuntiveloitushintaa, neliöt, kappaleet, kerta, kiinteistö)
Tarjouspyynnössä kannattaa pyytää myös tuntihinta mahdollisten lisätöiden osalta sekä töistä, jotka tulevat tehtäväksi sovitun työajan ulkopuolella (esimerkiksi hätätyö).
Tarjouspyynnössä kuvataan myös mahdollisesti muut hankittavat palvelut, kuten  vaihtomatot, pehmopaperit, astianpesu, kahvinkeitto jne. sekä mahdolliset vaatimukset työnjohdon ja opastuksen osalta.
 
Anna tiedot palvelun suunnitteluun vaikuttavista tekijöistä:
Palveluntuottaja tarvitsee perustietoja kohteesta, jotta hän voi antaa tarjouksen työstä. Mitä tarkemmat perustiedot kohteesta voidaan antaa, sitä parempia tarjouksia tilaaja voi saada. Jos kaikkia tietoja ei löydy kirjallisessa muodossa, annetaan tarjoajille mahdollisuus tehdä kartoituskäynti.
- kohteen perustiedot, kuten kohteen sijainti, tilakohtaiset pinta-alat
- tilassa tapahtuva toiminta, mahdolliset vaihtelut
- kohteen henkilöstömäärä (tieto, kuinka suuri osa heistä keskimäärin päivittäin paikalla) ja tilojen käyttöaika, niiden mahdolliset vaihtelut
- vierailijamäärät ja vaihtelut
- likaantuminen
- lattiamateriaalit ja niiden kunto
- toivottu siivousajankohta,  siivouksen aikarajoitukset
- siivoojien lupa liikkua tiloissa
- lukitukset, hälytykset, mahdolliset turvallisuusselvitykset ja niiden maksaja
- siivoustilat ja niiden sijainti
- siivoojien sosiaalitila ja sen sijainti
- jäteastioiden sijainti
- kriittiset tehtävät eli mitkä ovat sellaiset työt, jotka tulee tehdä myös poikkeamatilanteissa
- aloituskatselmus ja luovutuskatselmus hoitovelan selvittämiseksi
- tilatyyppikohtaiset työohjeet / puhtaustasovaatimukset
- reklamaatioiden vasteajat

Kohteeseen tutustuminen
Ilmoita aika, jolloin palveluntarjoajat voivat käydä tutustumassa kohteeseen. Joissakin tilanteissa voi olla perusteltua edellyttää, että tarjouspyynnön jättämisen ehtona on kohteeseen tutustuminen.
Harkitse kuitenkin, milloin kohteeseen tutustuminen on vapaaehtoista / pakollista sekä kuinka suuri osasta kiinteistöistä kierretään (riittääkö esim. ”näytteet” tilatyypeistä). Harkitse myös, voiko kohteeseen tutustumista korvata valokuvin. Tavoitteena on olla aiheuttamatta palveluntuottajille turhia kustannuksia.
Tarjouspyynnössä kuvataan myös mahdollisesti muut hankittavat palvelut, kuten  vaihtomatot, pehmopaperit, astianpesu, kahvinkeitto jne. sekä mahdolliset vaatimukset työnjohdon ja opastuksen osalta.

KELPOISUUSEHDOT / SOVELTUVUUSEHDOT

Seuraavassa on esimerkkinä kyselykaavake (pdf), jollaisella saa palvelua tarjoavan yrityksen kelpoisuuden perusasiat helposti kartoitettua.

Taulukko1Taulukko2Taulukko3

 

HINNAT, TARJOUSLOMAKE

Palvelun hinnat voidaan pyytää sopimushintana siten, että

a) sopimushinta (kk-veloitus) sisältää kaikki ostettavat palvelut (esim. ylläpitosiivous, jaksoittaiset työt ja perussiivoukset, muut palvelut)
Ota huomioon, että hinta perussiivouksista kannattaa pyytää koko sopimuskauden (esim. 3 vuotta) ajalta, josta lasketaan kk-kohtainen veloitushinta. Jos saniteettipaperit ja muut tarvikkeet kuuluvat sopimukseen, on määriteltävä, sisällytetäänkö ne kk-veloitukseen vai laskutetaanko ne erikseen kulutuksen mukaan.

b) sopimushinta (kk-veloitus) sisältää vain ylläpitosiivouksen ja jaksoittaiset työt, perussiivouksista pyydetään erikseen hinnat ikkunanpesujen ja muiden perussiivoustöiden osalta.

Hintalomakkeeseen myös mahdollisesti pyydetyt yksikköhinnat perussiivouksista sekä tuntihinta lisätöistä.

Varmistat tarjouksen realistisuuden, kun pyydät hintaerittelyt  erikseen
- ylläpitosiivous ja työtunnit
- jaksoittaiset työt ja työtunnit
- perussiivoustyöt ja työtunnit
- muut palvelut
- saniteettipaperit
- vaihtomattopalvelut


SOPIMUSMALLI

Uudet julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2014) on julkaistu linkiksi, voidaan soveltaa myös yksityisellä sektorilla.

 

Muita kiinnostavia linkkejä

Tarkempaa tietoa asuinkiinteistön siivouksen kilpailuttamisesta saa SSTL:n julkaisusarjassa ilmestyneestä kirjasta Tavoitteena tyytyväinen asukas - opas siivouspalvelun hankintaan.
Miten kiinteistön omistaja ja tilojen käyttäjät voivat vaikuttaa siivouskustannuksiin? Vaikuta siivouskustannuksiin
Mitä jokainen voi tehdä tilojen siivottavuuden parantamiseksi ja siivoojan työn helpottamiseksi: Helposti siivottavat tilat  

Palveluhakemisto

SSTL Puhtausala ry:n yritys- ja yhteisöjäsenistä koostuvasta palveluhakemistosta löydät monipuolisesti puhtausalan toimijoita kuten kone-, väline- ja ainevalmistajia ja -toimittajia, palveluliikkeitä, sekä matto-, paperi- ja paperijärjestelmä- sekä ohjelmistotoimittajia.

Tutustu palveluhakemistoon.

 

 

Tilaa uutiskirje